2026-06-05 · TWH AI

สัญญางานซ่อมบำรุงให้พร้อมตรวจภาษีในไทย

เรียนรู้วิธีจัดทำสัญญางานซ่อมบำรุงให้พร้อมตรวจภาษี ลดความเสี่ยงด้านเอกสาร ใบกำกับ และการอนุมัติงาน สำหรับผู้ดูแลอาคารและทีมการเงินองค์กรในไทย

สำหรับผู้ดูแลอาคาร ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารสำนักงาน และทีมการเงินองค์กรในไทย “งานซ่อมบำรุง” ไม่ได้จบแค่ซ่อมเสร็จและใช้งานได้ แต่ต้องจบอย่างถูกต้องในมุมภาษี เอกสาร และการอนุมัติด้วย เพราะเมื่อถึงเวลาถูกตรวจสอบ ไม่ว่าจะเป็นจากฝ่ายบัญชีภายใน ผู้สอบบัญชี หรือกรมสรรพากร ปัญหามักไม่ได้เกิดจากตัวงานซ่อมเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากสัญญาไม่ชัด ใบเสนอราคาไม่ตรง PO ใบกำกับภาษีไม่ครบ หรือไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่างานที่จ่ายเงินไปนั้นมีการส่งมอบจริง บทความนี้จะสรุปแนวทางจัดทำสัญญางานซ่อมบำรุงให้พร้อมตรวจภาษีในบริบทไทย โดยเน้นการใช้งานจริงสำหรับองค์กรที่ดูแลอาคาร สำนักงาน โรงงานขนาดเล็ก และพื้นที่เชิงพาณิชย์

ทำไมสัญญางานซ่อมบำรุงจึงสำคัญต่อการตรวจภาษี

ในทางปฏิบัติ งานซ่อมบำรุงมักเกิดบ่อย มูลค่าไม่สูงเท่าโครงการก่อสร้าง แต่มีจำนวนรายการมาก เช่น ล้างแอร์ เปลี่ยนเบรกเกอร์ ซ่อมปั๊มน้ำ ปรับปรุงแสงสว่าง เปลี่ยนอะไหล่ระบบไฟ หรือแก้ไขงานฉุกเฉินนอกเวลาทำการ ยิ่งรายการเยอะ ยิ่งเสี่ยงเรื่องเอกสารไม่ครบ

สัญญาที่ดีช่วยให้องค์กรตอบคำถามสำคัญได้ครบ เช่น

เมื่อตรวจภาษีหรือปิดงบ เอกสารเหล่านี้เป็นตัวเชื่อมระหว่าง “ค่าใช้จ่ายในบัญชี” กับ “กิจกรรมทางธุรกิจจริง” หากเอกสารไม่สัมพันธ์กัน แม้งานจะทำจริง ก็อาจถูกตั้งข้อสังเกตเรื่องความสมเหตุสมผลของค่าใช้จ่ายหรือสิทธิในการเครดิตภาษีซื้อได้

งานซ่อมบำรุงแบบไหนที่ควรมีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร

หลายองค์กรใช้วิธีสั่งงานด้วยอีเมล ไลน์ หรือใบขอซ่อมภายในสำหรับงานมูลค่าไม่มาก ซึ่งทำได้ในเชิงปฏิบัติ แต่ถ้าต้องการให้พร้อมตรวจสอบ ควรมีอย่างน้อย “เอกสารว่าจ้าง” ที่ระบุเงื่อนไขชัดเจน โดยเฉพาะงานต่อไปนี้

1. งาน PM รายเดือนหรือรายปี

เช่น บำรุงรักษาระบบปรับอากาศ ระบบไฟฟ้า ปั๊มน้ำ หรือระบบประกอบอาคารต่าง ๆ งานลักษณะนี้ควรมีสัญญารายปีพร้อมรอบเข้าบริการชัดเจน เพื่อผูกกับการรับรู้ค่าใช้จ่ายและการตรวจรับรายงวด

หากเป็นงานระบบเฉพาะทาง เช่น ระบบไฟฟ้าและตู้ MDB การมีขอบเขตงานที่ชัดจะช่วยลดข้อโต้แย้งภายหลัง สามารถศึกษาแนวทางบริการได้จาก งานระบบไฟฟ้าอาคาร และกรณีงานแอร์จาก บริการซ่อมและบำรุงรักษาระบบปรับอากาศ

2. งานซ่อมครั้งคราวที่มีอะไหล่หรือวัสดุ

เช่น เปลี่ยนคอมเพรสเซอร์ เปลี่ยนปั๊มน้ำ เปลี่ยนเมนเบรกเกอร์ ซ่อมรอยรั่ว หรือปรับปรุงระบบบางส่วน งานพวกนี้มีความเสี่ยงเรื่อง “ค่าวัสดุจริงหรือไม่” และ “เป็นซ่อมหรือเป็นการลงทุน”

3. งานฉุกเฉินนอกเวลาทำการ

เช่น ไฟดับ น้ำรั่ว แอร์เสียทั้งชั้น หากไม่มีเงื่อนไขค่าแรง OT ค่าบริการฉุกเฉิน และขั้นตอนอนุมัติย้อนหลังชัดเจน ฝ่ายบัญชีอาจมีปัญหาเวลาตรวจเอกสาร

4. งานจ้างเหมารายเดือน

เช่น ช่างประจำอาคาร หรือทีม on-call ประจำสาขา ควรกำหนด SLA, เวลาตอบสนอง, จำนวนครั้งเข้าบริการ, งานที่รวมในค่าบริการ และงานที่คิดเพิ่ม

เอกสารหลักที่ควรมีให้ครบเป็นชุด

สำหรับองค์กรไทยที่ต้องการลดความเสี่ยงด้านภาษีและเอกสาร ควรคิดเป็น “เอกสารชุดเดียวกัน” ตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง ไม่ใช่แยกทำเฉพาะสัญญา

ชุดเอกสารขั้นต่ำที่ควรมี

  1. ใบขอซื้อ/ใบขอจ้าง หรือเอกสารอนุมัติภายใน
  2. ใบเสนอราคา
  3. สัญญาจ้าง หรือหนังสือยืนยันการว่าจ้าง
  4. ขอบเขตงานหรือ TOR
  5. ใบสั่งซื้อ/PO
  6. รายงานเข้าปฏิบัติงาน หรือ service report
  7. ใบส่งมอบงาน / ใบตรวจรับงาน
  8. ใบแจ้งหนี้
  9. ใบกำกับภาษี
  10. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)

เมื่อเอกสารทั้งชุดสอดคล้องกัน โอกาสเกิดปัญหาจะลดลงมาก เช่น PO ระบุ 85,000 บาท แต่ใบเสนอราคา 92,000 บาท หรือสัญญาระบุรวมอะไหล่ แต่ใบกำกับกลับแยกเป็นค่าแรงกับค่าวัสดุโดยไม่มีภาคผนวกสนับสนุน

รายการสำคัญที่ต้องมีในสัญญางานซ่อมบำรุง

สัญญาที่พร้อมตรวจภาษีไม่จำเป็นต้องยาวมาก แต่ต้องระบุข้อมูลที่ “ตรวจย้อนกลับได้” และ “เชื่อมกับเอกสารบัญชีได้”

คู่สัญญา

ระบุชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่สำนักงานใหญ่ และผู้มีอำนาจลงนามให้ครบ หากผู้รับจ้างเป็นบุคคลธรรมดา ความเสี่ยงด้านเอกสารและภาษีจะสูงขึ้น ควรตรวจสอบให้ชัดว่าการออกเอกสารภาษีทำได้ถูกต้องหรือไม่

ขอบเขตงาน

ระบุให้ชัดเจนว่างานทำอะไรบ้าง เช่น

ยิ่งงานชัดเท่าไร ยิ่งช่วยยืนยันได้ว่าค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริง

สถานที่ปฏิบัติงาน

ระบุสาขา อาคาร ชั้น หรือพื้นที่ชัดเจน โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายโลเคชัน เพื่อให้ตรงกับต้นทุนของแต่ละหน่วยงาน

ระยะเวลาและรอบบริการ

เช่น เข้าบริการทุก 3 เดือน ระหว่าง 1 มกราคม–31 ธันวาคม 2569 หรือซ่อมแล้วเสร็จภายใน 7 วันนับจากวันอนุมัติ

ราคาและเงื่อนไขราคา

ควรระบุว่า

ตัวอย่างราคาตลาดไทยโดยประมาณในปีปัจจุบันสำหรับใช้อ้างอิงเบื้องต้น

ตัวเลขเหล่านี้ไม่ได้เป็นราคากลางทางกฎหมาย แต่เป็นช่วงราคาที่พบได้ในตลาด และควรเก็บใบเสนอราคาหลายเจ้าเมื่อมูลค่าสูง เพื่อช่วยเรื่องความสมเหตุสมผล

เงื่อนไขการจ่ายเงิน

ระบุให้ชัดเจน เช่น

เงื่อนไขภาษี

จุดนี้สำคัญมากสำหรับทีมการเงิน ควรระบุว่า

ในทางปฏิบัติ งานบริการมักมีเรื่องหักภาษี ณ ที่จ่ายเข้ามาเกี่ยวข้อง ทีมจัดซื้อและบัญชีควรตรวจประเภทนิติกรรมและสถานะผู้รับจ้างให้ถูกต้องทุกครั้ง โดยเฉพาะกรณีที่มีทั้งค่าแรงและค่าวัสดุในใบเดียว

หลักฐานการส่งมอบงาน

ควรกำหนดชัดเจนว่าอะไรถือเป็นการส่งมอบ เช่น

การรับประกันงาน

เช่น รับประกันงานซ่อม 30–180 วัน หรือรับประกันอะไหล่ตามผู้ผลิต จุดนี้ช่วยทั้งด้านปฏิบัติการและเป็นหลักฐานว่าการจ้างมีเงื่อนไขทางธุรกิจจริง ไม่ใช่เพียงเอกสารเพื่อเบิกจ่าย

จุดเสี่ยงทางภาษีที่พบบ่อยในงานซ่อมบำรุง

ซ่อมบำรุงหรือสินทรัพย์ลงทุน

ประเด็นนี้สำคัญมาก หากเป็นการซ่อมเพื่อให้ใช้งานได้ตามสภาพเดิม มักถือเป็นค่าใช้จ่าย แต่ถ้าเป็นการปรับปรุงที่ทำให้อายุการใช้งานยาวขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพอย่างมีนัยสำคัญ หรือเปลี่ยนระบบใหม่เกือบทั้งหมด อาจเข้าข่ายรายจ่ายฝ่ายทุนและต้องบันทึกเป็นสินทรัพย์

ตัวอย่างสถานการณ์จริง

ดังนั้นในสัญญาควรใช้คำให้ตรงกับลักษณะงาน และแยกใบเสนอราคาระหว่าง “ซ่อม” กับ “เปลี่ยนใหม่” ให้ชัด

ใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง

ปัญหาที่พบเสมอ เช่น

หากใบกำกับภาษีไม่ถูกต้อง อาจกระทบการใช้เครดิตภาษีซื้อได้

งานเสร็จจริงแต่ไม่มีหลักฐานตรวจรับ

หลายองค์กรมีแค่ใบแจ้งหนี้กับใบกำกับภาษี แต่ไม่มีรายงานงานซ่อม ไม่มีคนเซ

พร้อมเริ่มต้นแล้วใช่ไหม?

ส่งคำขอ ฟรี รับใบเสนอราคาภายใน 30 นาที

ส่งคำขอบริการ
ส่งคำขอบริการ →